1. Rever a política de viagens.
A política de viagens é fundamental para o sucesso do seu programa de viagens. Define o que se pretende alcançar e, normalmente, abrange questões como a redução de custos, a experiência do viajante, o risco, a segurança e a sustentabilidade. Mas não deve ser necessariamente a mesma de um ano para outro. Dadas as circunstâncias atuais, como a inflação, a alteração das tarifas aéreas e hoteleiras, as alterações climáticas e as preocupações geopolíticas, a política de viagens que aplicou no ano passado pode não ser suficiente agora. Já fez uma análise mais aprofundada, recentemente? Quando foi a última vez que comunicou à sua organização quando é que as viagens são críticas para a empresa e quando é que podem esperar? As regras relativas a viagens e despesas foram alteradas? E as atualizações da ferramenta de reservas online (OBT)? Pense nos processos de aprovação. Será que alguns pedidos de viagem necessitam de aprovações especiais ou de análises prévias que não eram necessárias anteriormente?
Se descobrir oportunidades ou lacunas na política, chame os stakeholders internos para resolvê-las. Isto pode envolver a liderança sênior, os recursos humanos, as compras, a gestão do risco de viagens, a sustentabilidade, financeiro/contabilidade e a equipe de TI. Quando a revisão da política de viagens estiver concluída e todas as alterações estiverem implementadas, volte a apresentá-la à sua organização. Torne uma prática regular a comunicação sobre a política ao longo do ano (talvez uma vez por trimestre). E convide os viajantes a partilharem os seus comentários sobre as suas experiências ao abrigo da política para ajudar a informar as revisões da política de viagens.
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2. Peça a opinião dos seus viajantes.
Perguntar aos viajantes o que pensam é uma forma eficaz de obter as informações necessárias para criar um programa de viagens sólido ou melhorar as políticas já em vigor. Gerir um programa de viagens nem sempre é fácil, mas ser um viajante corporativo também não. Para além do duty of care, apoiar as necessidades dos seus viajantes é simplesmente a coisa certa a se fazer. Para saber o que eles precisam, pergunte.
Seja claro sobre o que pretende aprender com suas pesquisas. Estabeleça objetivos, crie um processo de revisão das enquetes, planeje o envio regular de pesquisa e decida como irá utilizar o que aprendeu para fazer melhorias. Além disso, como demonstrará que integrou os resultados obtidos no programa de viagens?
“>DICAS PARA ELABORAR PESQUISAS>
3. Certifique-se de que as comunicações do programa de viagens são digitalmente acessíveis a todos.
Você poderá ficar surpreso ao saber quem dentro da sua organização tem dificuldade em ler as comunicações do seu programa de viagens. As pessoas com deficiência, pessoas sem proficiência em outro idioma e as pessoas com competências tecnológicas limitadas podem não estar tão empenhadas – simplesmente porque têm dificuldade em acessar ao que lhes é enviado. Ignorar este fato pode levar a um menor engajamento, a uma menor satisfação e à perda de oportunidades para os seus colaboradores. Para ajudar a satisfazer as necessidades dos viajantes, crie conteúdos utilizando texto alternativo, contraste de cores, legendas e vários formatos, como gravações áudio ou tutoriais em vídeo.
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4. Mantenha os perfis dos seus viajantes atualizados.
A abrangência e o compliance do programa de viagens dependem em grande medida de perfis corretos. A atualização da informação do perfil do viajante deve ser feita pelo menos uma vez por ano e exige uma ação por parte dos viajantes e dos gestores de viagens. Recomendamos a utilização de um feed de RH para a entrega dos perfis. Execute relatórios do seu OBT e compare-os com os relatórios de colaboradores da empresa; elimine os viajantes que já não estão na empresa ou que já não viajam. Para os empregados novos e separados que não estão num feed de RH, adicione ou atualize os perfis assim que o estatuto profissional mudar. Em seguida, estabeleça um plano de comunicação para incentivar regularmente os viajantes a manterem os seus perfis atualizados. No mínimo, isto pode ser feito durante o “período de inatividade” da sua empresa (se existir), mas as verificações regulares ao longo do ano podem revelar-se mais eficazes.
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