Reveja todos os perfis anualmente.
Todos os anos, reserve algum tempo para rever os nomes dos funcionários que estão autorizados a viajar em trabalho. No mínimo, isto pode acontecer anualmente durante a “época baixa de viagens” da sua empresa (se existir), mas verificações regulares ao longo do ano podem revelar-se mais eficientes.
- Recomendamos a utilização de um feed de RH para a entrega de perfis
- Executar relatórios da ferramenta de reservas online (OBT) e compará-los com os relatórios dos colaboradores da empresa; eliminar os viajantes que já não estão na empresa ou que já não viajam. Para os funcionários novos, que não constam de um feed de RH, adicione ou atualize os perfis logo que o estatuto profissional se altere.
Engaje os seus viajantes.
Os gestores de viagens devem utilizar os seus canais de comunicação internos para aconselhar os viajantes a atualizar os campos do perfil que estejam incompletos ou desatualizados. Sugestões de mensagens para os viajantes:
- Peça-lhes que adicionem, revejam ou atualizem as suas preferências, programas de fidelidade e quaisquer programas de segurança pré-aprovados pelo governo federal ou governamental, como o TSA/Global Entry nos EUA.
- Peça aos viajantes para verificarem o e-mail, o telefone e as informações de contacto de emergência.
- Para evitar que os bilhetes não sejam emitidos, certifique-se de que os números dos cartões de crédito e as datas de validade estão corretos
Crie instruções.
Crie instruções passo a passo com imagens sobre como atualizar o perfil do viajante.
Defina um plano de comunicação.
Crie um plano de comunicação utilizando táticas de engajamento do viajante para influenciar o comportamento dos seus viajantes:
- Torne isto um hábito: Ao longo do ano, envie aos viajantes lembretes regulares para reverem e atualizarem as informações do perfil; incentive-os a fazê-lo novamente sempre que fizerem reservas
- Utilize a página de notas da empresa na ferramenta de reservas online (OBT) para enviar lembretes
- Utilize mensagens pop-up no início de sessão
- Se possível, adicione um resumo ao boletim informativo da sua empresa
- Envie mensagens através do TripSource®, app de viagens exclusivamente para dar aos clientes da BCD Travel e aos seus viajantes um maior controle sobre a experiência de viagem
