Como redigir uma apólice de viagem

O BÁSICO

O que é uma política de viagens?

Uma política de viagens é o manual das viagens da empresa. Ajuda as equipes de viagens a controlarem os custos e os processos das viagens. Trata-se de um conjunto de diretrizes que devem ser respeitadas pelos colaboradores quando planejam viagens em nome da empresa.

Porque é que o seu programa de viagens precisa de uma política de viagens?

O principal objetivo de uma política de viagens eficaz é manter os viajantes em segurança e, ao mesmo tempo, apoiar os objetivos da empresa. Quando bem elaborada, a política de viagens estabelece um quadro coerente para os viajantes e as várias partes interessadas envolvidas no programa de viagens. É um documento vivo que deve – e irá – mudar com o tempo. Pense na sua política de viagens como um documento breve mas poderoso, útil para:

• Alinhar as viagens com os objetivos da empresa
• Cumprir o duty of care e as obrigações legais da organização e dos seus colaboradores
• Apoiar experiências de viagem de qualidade para os colaboradores

Que pessoas devem ser envolvidas no desenvolvimento da política de viagens?

Os programas de viagens colaboram frequentemente com uma variedade de departamentos, incluindo finanças/contabilidade, , recursos humanos, segurança/gestão de riscos, C-level, jurídico/compliance e tecnologia/TI. No mínimo, dê aos seus colaboradores a oportunidade de rever e dar feedback sobre a política.

O PROCESSO

Defina o que pretende alcançar com o seu programa de viagens. O seu objetivo é a economia de custos, a transparência, a satisfação dos viajantes, o bem-estar, a sustentabilidade ou uma combinação de todos?

Descreva todo o processo de reserva de A a Z. Organize-o por prioridades relevantes, conforme acordado com todos os envolvidos no programa de viagens. Não existe uma abordagem única para a redação de uma política de viagens, mas considere esta lista ao definir a sua:

• Introdução/objetivo – Explicar os objetivos e definir as expectativas para todos os colaboradores que viajam em trabalho
• Aprovação/pré-aprovações – Especifique quais os pedidos de viagem que requerem aprovações prévias ou especiais
• Reservas – Forneça as informações de contato do agente (números de telefone e funcionalidade de conversação), as ligações e instruções da ferramenta de reservas online e o processo passo a passo para organizar o aéreo, terrestre e em hotel
• Política de lazer – Especifique como e quando os viajantes podem adicionar dias de viagem pessoais a uma viagem de negócios e esclareça quem será responsável por cobrir esta despesa
• Definições e termos – Explicar ou esclarecer todas as palavras-chave, termos e frases relevantes nos documentos
• Relatórios de viagens e despesas (T&E) – Definir as regras e os prazos para a apresentação de relatórios de despesas, incluindo ligações para ferramentas de despesas, prazos para a apresentação de relatórios de despesas e informações sobre o aprovador/aprovação. Definir ajudas de custo e montantes mínimos de recibo. Se for caso disso, pode ser associada à política de viagens uma política de despesas de deslocação separada
• Presentes – Incluir regras para aceitar ou oferecer presentes a parceiros comerciais, fornecedores ou vendedores
• Exceções às viagens de convidados
• Gestão dos riscos pessoais – Definir e explicar os protocolos de cuidados, orientações de segurança, protocolos de emergência, contatos de emergência, etc.
• Orientações relativas a despesas/T&E– Esclarecer o que está abrangido e o que não está, por exemplo, custos reembolsáveis versus custos não reembolsáveis; este aspecto pode ser incluído num documento separado ou numa política ligada à política de viagens
• Orientações relativas ao transporte – Devem abranger os parâmetros de despesa (incentivar as opções de custo mais baixo) e as regras para viagens de trem, aluguel de automóveis, veículos pessoais, corridas de aplicativo, transportes públicos, requisitos de seguro e acidentes.

Lembre-se de que os viajantes são consumidores ocupados. Certifique-se de que o documento sobre a política de viagens é completo, mas mantenha-o o mais curto possível. Utilize uma linguagem clara e fácil de compreender. Não negligencie a aparência do documento. Deve ser bem concebido, com exemplos ou ilustrações de documentos e ferramentas de reserva relevantes. Certifique-se de que está disponível em formato digital e pode ser descarregado para qualquer dispositivo.

Certifique-se de que todos na sua empresa (especialmente os viajantes) têm acesso à política de viagens e sabem quem devem contactar em caso de dúvidas. Guarde a política na intranet ou em outro canal de comunicação central. Integre aplicações móveis de fácil utilização para os viajantes, como a premiada plataforma TripSource® da BCD, que simplifica as viagens corporativas e mantém os viajantes organizados, informados e dentro das diretrizes da empresa. Ela coloca os usuários no controle com acesso instantâneo a detalhes da viagem, opções de reserva, lembretes de check-in, notificações de voo em tempo real, alertas de risco, compartilhamento de itinerário, o Centro de Informações COVID-19 e muito mais. Para os gestores de viagens e segurança, o novo aplicativo móvel BCD Alert™ oferece cobertura 24 horas por dia, 7 dias por semana, de viajantes ativos contra riscos e incidentes no destino, permitindo que os gestores monitorem e respondam remotamente.

Como é um programa de viagens bem-sucedido? Defina os parâmetros que vai medir. Se o seu objetivo é economizar, deve medir o total de despesas com viagens. Outras coisas que pode medir são a conformidade ou a satisfação do viajante.

Em conjunto com os intervenientes no seu programa de viagens, decida sobre um ritmo confortável (trimestral, anual ou outro) para analisar, auditar e rever a política de viagens. Como parte deste plano, decida como as alterações provisórias à política serão comunicadas à sua organização.

Clientes da BCD: Para questões ou ajuda na elaboração ou revisão da sua política de viagens, contate o Sseu Program Manager. Não é cliente da BCD? Entre em contacto conosco.